Guida al recupero crediti in Polonia

Nell'ordinamento giuridico polacco non esiste una soglia minima legale per l'importo di un credito che può essere perseguito in tribunale. Ciò significa che un creditore ha il diritto di intentare un'azione legale per il pagamento di qualsiasi importo, anche simbolico.

In pratica, tuttavia, perseguire rivendicazioni di basso valore è spesso economicamente ingiustificabile a causa di:

• spese processuali,
• durata del procedimento,
• potenziali costi dell'assistenza legale,
• bassa probabilità di successo dell'esecuzione, soprattutto se il debitore è insolvente.

Pertanto, sebbene formalmente sia consentito intentare azioni per crediti anche modesti, la prassi è di avviare un procedimento giudiziario solo quando il profitto atteso giustifica lo sforzo procedurale e finanziario richiesto.

L'importo del credito influenza i seguenti aspetti del procedimento giudiziario in Polonia:

Giurisdizione del tribunale

In generale:

• casi con valore in contestazione (Wartość Przedmiotu Sporu – WPS) fino a PLN 100.000
• ricadono sotto la giurisdizione dei tribunali distrettuali (sądy rejonowe);
• casi con WPS superiore a PLN 100.000 rientrano nella giurisdizione dei tribunali regionali  (sądy okręgowe).

Eccezioni: Alcune categorie di casi, indipendentemente dal valore della controversia, sono sempre di competenza dei tribunali regionali--ad esempio controversie non pecuniarie, questioni relative al diritto d'autore e alla tutela dei diritti personali.

Tipo di procedura

Il valore del reclamo determina anche se il caso possa essere giudicato con procedura semplificata. (postępowanie uproszczone). Questo tipo di procedura si applica quando il valore della controversia non supera i PLN 20.000.

Le procedure semplificate comportano norme meno rigide in materia di prove e una gestione più snella dei casi.

Inoltre, per richieste monetarie (tipicamente di valore basso o moderato), il creditore può optare per la procedura di mandato di pagamento elettronico (Elektroniczne Postępowanie Upominawcze – EPU). È una procedura completamente elettronica svolta presso l'e-court. Per avviare l'EPU, il credito deve essere non contestato e dovuto, e il richiedente deve essere in possesso dei dati identificativi del debitore, come PESEL, NIP o REGON. Non è necessario allegare alcuna prova in fase di deposito.

Spese processuali per l’azione giudiziaria in Polonia

La presentazione di una causa richiede il pagamento di una tassa processuale, generalmente pari al 5% del valore della domanda. In alcuni tipi di procedimenti, si applica una tassa ridotta (ad esempio, in procedimenti di mandato di pagamento--postępowanie nakazowe), la tassa è pari al 25% dell'importo standard o in EPU).

È obbligatorio inviare una lettera di diffida prima di intraprendere un'azione legale per il recupero di un debito?

Di norma, l'invio di una lettera di diffida non è un prerequisito formale da soddisfare prima di presentare un reclamo in tribunale. Tuttavia, ciò è fortemente raccomandato.

In determinate situazioni, emettere una lettera di diffida con richiesta di pagamento è necessaria per rendere il credito dovuto ed esigibile.

Secondo la legge polacca, se il termine per l'adempimento di un'obbligazione non è stato specificato contrattualmente o per legge, l'obbligazione diventa esigibile al momento della richiesta di pagamento da parte del creditore. Ciò significa che se un credito non ha una data di scadenza definita (ad esempio, nel contratto o in una fattura), questo diventa esigibile solo dopo che il debitore è stato formalmente invitato ad adempiere. In tal caso, la richiesta di pagamento è una condizione necessaria (sine qua non) per l'ammissibilità del credito, poiché il tribunale non può pronunciarsi su un credito non ancora esigibile.

Al contrario, se è stata determinata la scadenza del pagamento (ad esempio tramite contratto o fattura), il credito diventa automaticamente esigibile alla scadenza di tale termine e il creditore può avviare un procedimento giudiziario senza previa richiesta.

Inoltre, secondo le norme procedurali polacche, il ricorrente deve indicare nella domanda se è stato intrapreso un tentativo di composizione amichevole. Mentre una richiesta di pagamento non è legalmente richiesta, il mancato invio di uno può influenzare negativamente la posizione del richiedente, in particolare in questioni di spese processuali. Il tribunale può considerare l'assenza di qualsiasi tentativo di pre-contenzioso come motivo per imporre le spese al ricorrente, anche se la domanda è accolta.

La legge polacca non prescrive una forma specifica per la richiesta di pagamento. Tuttavia, ai fini probatori, è consigliabile emetterla per iscritto (ad es., con lettera raccomandata) o in forma documentaria (ad esempio via e-mail).

Per migliorare l'efficacia dell'esecuzione dei debiti in Polonia, è necessario che il creditore intraprenda azioni ponderate sia nella fase precontenziosa che dopo l'ottenimento di un titolo esecutivo.

Nella fase contrattuale, è fondamentale che il creditore tuteli i propri interessi prevedendo disposizioni che aumentino le probabilità di successo dell'esecuzione futura. Il creditore dovrebbe ottenere dati identificativi accurati del debitore, come nome completo o ragione sociale, PESEL (codice identificativo personale) o NIP (codice fiscale) e, soprattutto, un indirizzo di residenza valido. Per le persone fisiche, un indirizzo di notifica corretto è essenziale, poiché la mancata notifica corretta dell'atto di citazione impedisce l'emissione di un titolo esecutivo e può comportare l'archiviazione o l'interruzione del procedimento.

Se sussiste il rischio che il debitore possa occultare i propri beni, il creditore può presentare istanza al tribunale per ottenere provvedimenti cautelari  (garanzia per il credito). I tribunali polacchi sono autorizzati a concedere tale risarcimento anche prima dell'avvio del procedimento. Un'istanza di provvedimento cautelare, disponibile anche prima del procedimento principale, offre ai creditori uno strumento legale efficace per garantire in anticipo il suo credito, aumentando le probabilità di successo dell'esecuzione. Se viene concessa una misura cautelare provvisoria, i tribunali in genere consentono il pignoramento di conti bancari, immobili o beni mobili, garantendo così la soddisfazione del creditore.

Un altro meccanismo altamente efficace per migliorare le prospettive di esecuzione è quello di far sottoscrivere al debitore un atto notarile contenente una richiesta di esecuzione volontaria (il cosiddetto "terzo titolo esecutivo"). Questo strumento speciale consente al creditore di evitare completamente il procedimento giudiziario. In tal modo, il debitore accetta formalmente davanti a un notaio che, in caso di mancato pagamento, l'esecuzione possa essere avviata direttamente, senza sentenza del tribunale, mediante richiesta di titolo esecutivo (klauzula wykonalności) sulla base dell'atto notarile.

In termini pratici:

• il debitore dichiara che, in caso di mancato pagamento, il creditore potrà procedere direttamente all'esecuzione forzata tramite ufficiale giudiziario.
• il creditore evita i tempi e i costi di un processo in tribunale.
• l'atto notarile deve specificare l'importo del debito, la data di scadenza e l'ambito di applicazione dell'obbligo di esecuzione da parte del debitore.

Monitorare la situazione finanziaria del debitore resta un compito fondamentale. E’ possibile consultare banche dati online accessibili al pubblico, come il Portale dei Registri dei Tribunali (Portale Rejestrów Sądowych), che include il Registro Nazionale dei Tribunali (KRS), il Registro Nazionale dei Debitori (KRZ), l'Archivio dei Documenti Finanziari e il Registro Centrale e delle Informazioni sulle Imprese (CEIDG), che sono fonti di informazioni altamente affidabili. Sono disponibili anche database privati, ma la loro accuratezza e tempestività possono variare; pertanto, dovrebbero essere utilizzati solo come strumenti supplementari.

Per di più, il creditore può segnalare il debitore ad un Ufficio Informazioni Creditizie (Biuro Informacji Gospodarczej – BIG), come BIG InfoMonitor o il Registro Nazionale del Debito (KRD), a condizione che:

• il credito sia dovuto ed esigibile,
• siano trascorsi almeno 30 giorni dall'emissione della richiesta di pagamento,
• la richiesta ammonti ad almeno PLN 200 per i consumatori o PLN 500 per le aziende.

L'inserimento di un debitore in un simile registro può compromettere significativamente il suo accesso al credito, ai contratti di leasing e ai contratti commerciali, incoraggiando così il rimborso volontario.

Sebbene la rappresentanza del creditore da parte di un rappresentante legale professionale non sia obbligatoria, a causa della complessità delle norme processuali civili polacche e della potenziale necessità di applicare le disposizioni del diritto internazionale o dell'UE, l'assistenza di un avvocato è di fatto indispensabile. 

Il contatto con un professionista del settore legale sin dall’insorgere dell’esigenza di recuperare il credito aumenta sia l'efficienza che la probabilità di un pieno recupero.

Prima di avviare un procedimento legale, è essenziale verificare sia la giurisdizione (se il giudice polacco è competente a giudicare la controversia) che il diritto applicabile (se il rapporto giuridico deve essere interpretato in base al diritto polacco).

Se le parti hanno fatto una valida scelta del foro e della legge applicabile nel loro contratto, la questione è, in linea di principio, semplice. 

Tuttavia, in assenza di queste disposizioni contrattuali, la determinazione di queste questioni richiede un'analisi degli strumenti giuridici internazionali.

I procedimenti davanti ai tribunali polacchi sono condotti esclusivamente in lingua polacca. Qualsiasi prova preparata in una lingua straniera deve essere presentata insieme a traduzioni giurate in polacco.

 Se i testimoni che non parlano polacco devono essere sentiti, il tribunale conduce l'udienza con l'assistenza di un interprete giurato.  L'interprete è nominato dal giudice e la parte che intende presentare tali prove deve pagare anticipatamente le relative spese.

Attualmente, molte udienze giudiziarie in Polonia sono fatte a distanza e le parti o i testimoni residenti all'estero possono partecipare e testimoniare tramite mezzi online.

Per avviare in modo efficace la procedura di recupero dei crediti in Polonia sia nella fase precontenziosa che durante l'esecuzione giudiziaria, il creditore deve raccogliere una serie completa di documenti che confermano l'esistenza e il valore del credito, nonché l'identità del debitore.

I documenti richiesti comprendono principalmente:

• l'accordo o altri documenti che costituiscono la fonte dell'obbligazione (quali ordini di acquisto, conferme d'ordine o corrispondenza via e-mail);
• prova delle prestazioni (ad esempio, note di consegna, protocolli di accettazione, conferma della consegna/servizio, relazioni sulle prestazioni);
• fatture, note di addebito o bollettini che confermano il valore e l'importo del credito;
• richiesta di pagamento (se emessa);
• corrispondenza che indica il riconoscimento del debito (ad esempio, una richiesta di differimento del pagamento).

Se il ricorrente è una persona giuridica, il giudice deve anche essere fornito con documenti che confermano l'autorità della persona che agisce per conto del ricorrente a rappresentarlo. 

Tali informazioni sono in genere ricavate da estratti dei pertinenti registri commerciali. Questi documenti devono anche essere tradotti in polacco da un traduttore giurato.

Oltre alle prove che giustificano il credito e l'autorità del creditore ad agire (sia da parte di funzionari societari o di rappresentanti legali professionisti), il ricorso deve anche includere la prova del pagamento delle spese giudiziarie applicabili.

Dopo aver inviato la prima richiesta di pagamento, un creditore dovrebbe essere preparato per diversi possibili risultati - alcuni favorevoli, altri richiedono ulteriori azioni.

Migliore scenario possibile

Se il debitore riconosce il debito, ha fondi sufficienti o desidera evitare le procedure legali, lui/ lei/ esso paga l'importo totale o parziale entro il termine indicato nella lettera di richiesta.

Scenario più comune

Il debitore non risponde o evita del tutto il contatto. In questi casi, una volta scaduto il termine, il creditore può avviare un'azione giudiziaria per far valere il credito.

Scenario alternativo

Il debitore può rispondere chiedendo di posticipare il pagamento, pagare a rate o annullare parzialmente il debito. Ciò può aprire la porta a negoziati e portare ad una soluzione, anche se solo parziale, senza il coinvolgimento del tribunale. Se il debitore fa queste dichiarazioni o se si raggiunge un accordo di composizione, ciò costituisce in genere un riconoscimento del debito. Ciò rafforza notevolmente la posizione giuridica del creditore. Inoltre, una dichiarazione scritta o un accordo transattivo interromperà il termine di prescrizione, concedendo al creditore più tempo per far valere il credito, se necessario.

Il procedimento civile polacco prevede uno strumento giuridico funzionalmente simile all'ingiunzione preliminare anglo-americana, sebbene non sia designato come tale. L'equivalente nel diritto polacco è noto come misura provvisoria (zabezpieczenie roszczenia).

Le misure provvisorie costituiscono una misura provvisoria concessa dal giudice prima della decisione definitiva del caso, volta a tutelare gli interessi del ricorrente (creditore) quando sussiste la legittima preoccupazione che l'esecuzione della sentenza futura possa diventare impossibile o notevolmente ostacolata.

Affinché il giudice possa concedere misure provvisorie, devono essere soddisfatte due condizioni:

• Giustificazione prima facie del credito - il creditore deve presentare prove sufficienti che indicano la probabile esistenza del credito (ad es. accordi, fatture, e-mail).
• Dimostrazione dell'interesse legale a ottenere la misura, il creditore deve dimostrare che senza questo provvedimento cautelare l'esecuzione della sentenza futura può essere impossibile o sostanzialmente ostacolata (ad es. a causa dei beni dispersi del debitore).

A seconda della natura del caso, le misure provvisorie possono assumere varie forme, tra cui:

• sequestro conservativo del conto bancario del debitore;
• divieto di cessione di beni immobili o mobili;
• divieto di esercitare un'attività commerciale;
• un ordine di versamento di una cauzione o di esecuzione temporanea;
• costituzione di un'ipoteca obbligatoria sui beni del debitore.

La domanda di provvedimenti cautelari i può essere presentata prima dell'avvio del procedimento principale, oppure durante il procedimento, fino al momento in cui la sentenza diventa definitiva e   vincolante.

 La mozione può essere presentata:

• come deposito separato, soggetto a una tassa giudiziaria fissa di 100 PLN; o
• nell'ambito di una causa giudiziaria domanda, nel qual caso non è richiesta alcuna tassa supplementare.

La corte decide prontamente sulla mozione, il più delle volte a porte chiuse (senza la partecipazione delle parti). L'ordinanza che concede le misure provvisorie è immediatamente esecutiva, anche se può essere contestata mediante ricorso interlocutorio.